集团各部门、单位：

第一章  总则
第一条  为使公司的公文处理工作进一步规范化，制度化，提高公文处理的效率和质量，参考有关大公司公文处理办法，结合本公司实际，特制定本办法。
第二条  公司公文（包括电报）是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻上级有关指示，指令，发布有关规章制度，请示和答复问题，安排生产经营活动，指导布置和商洽工作，交流经验的重要工具。
第三条  公文处理是指公文办理、管理和整理，归档等一系列相互关联，衔接有序的工作。
第四条  公文处理应当坚持实事求是，精简，高效的原则，做到及时，准确，安全。
第二章  公文管理
第五条  公司行政办公室是行政公文的的职能管理部门负责行政公文的统一收发，用印，归档和销毁等工作。
第六条  公文复印件作为正式公文时，应当加盖复印单位证明章。
第七条  公文被销毁，视作自始不生产效力；公文被废止，视作公文至废止之日起不生产效力。
第八条  不具备归档和保存价值的公文，经鉴定和主管领导批准后，可以定期销毁。
第九条  电报，传真文件应按照公文流转。
第十条  工作人员调离工作岗位时，需将本人暂存，借用的公文按照有关规定移交，清退，归档。
第三章  发文办理
第十一条  发文办理指以本公司名义制发公文的过程。包括拟稿、会签、审核、签发、缮印、用印、登记和分发等程序。（具体流程附后）

第十二条  草拟公文应做到：
1. 符合国家的法律、法规和方针、政策，符合所干业务的实际情况和公司的职责和范围以及有关规定。
2. 情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直叙不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
第十三条  各级领导要对拟文内容进行全面审核，严格把关。发文在送领导签发前，应先有办公室审核，对不符合要求的文件应及时退拟稿人修改或重办。
审核的重点是：
1. 是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则；
2. 提出的要求，办法和措施是否明确具体，切实可行；
3. 公文内容，文字表叙，文种使用，公文格式等是否符合本办法规定。
第十四条  签发
1．请示，报告先送公司分管领导审核，再送公司经理签发。
2. 一般发文按分工送分管领导签发。发文内容如涉及两位以上领导，应送相关领导核签。
3. 部门拟稿发文，由部门主任审核后，送办公室核稿，再报公司分管领导签发。
4. 会议纪要由主持会议的公司领导签发。
第四章  收文处理
第十五条  收文处理指对收到文件的办理过程，包括签收，登记，审核，拟办，承办，催办等过程。
第十六条  所有收文统一由办公室登记，提出拟办意见。按分工送公司领导批阅。凡代表公司外出参加的重要会议，重要活动带回的文件资料，交办公室登记处理。
第十七条   各部门承办的文件，应及时处理，特急文件要随到随办，急件应在要求时限内或3天至5天内办完，一般文件7天内办完。
第五章  公文归档
第十八条  公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》，及时将公文底稿，正本和有关材料(包括音像制品)整理好进行归档。个人不得保存应当归档的公文。
第十九条   归档范围内的公文，应当根据其相互联系，特征和保存价值等分门别类进行整理，确定保管期限，定期向档案管理部门移交。保证应归档的公文齐全，完整，能够准确反映本部门的主要工作情况，便于保管和利用。
第六章   附则
第二十条   本办法适用于公司各部门。不得外传，本办法自印发之日起执行。

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二○一二年八月十八日